Un proceso se puede considerar como una actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos y controles para permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados (salidas). Con frecuencia nos vamos a encontrar que los resultados de un proceso van a constituir los elementos de entrada de otro u otros procesos.
La gestión por procesos implica, pues, la necesidad de la identificación de los procesos de la organización y cómo éstos se interrelacionan entre sí; el análisis de los resultados de cada uno de los procesos y sus tendencias y cómo contribuyen al logro de los resultados planificados y a la identificación de oportunidades de mejora.
El enfoque basado en procesos es una herramienta perfecta para gestionar y organizar las actividades de una organización, además permite crear valor para el cliente y otras partes interesadas.
Conforme se indica en la ISO 9001:2015, “se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente”
Las acciones posibles para gestionar los procesos conforme a la ISO 9001, son las siguientes:
- definir los objetivos del sistema y de los procesos necesarios para lograrlos;
- establecer la autoridad, la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas para la gestión de los procesos;
- entender las capacidades de la organización y determinar las restricciones de recursos antes de actuar;
- determinar las interdependencias del proceso y analizar el efecto de las modificaciones a los procesos individuales sobre el sistema como un todo.
- gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema para lograr los objetivos de la calidad de la organización de una manera eficaz y eficiente.
- asegurarse de que la información necesaria está disponible para operar y mejorar los procesos y para realizar el seguimiento, analizar y evaluar el desempeño del sistema global;
- gestionar los riesgos que pueden afectar a las salidas de los procesos y a los resultados globales del SGC.
